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综合

5S管理着眼细节 防错于未然

李玉珍老师第二度前来新加坡慈济主讲5S精实管理课程,提出“防错”概念,其实只要多思考、多用心替使用者着想,很多防错方法可以简单又有效。


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李玉珍老师进行为期四天的5S精实管理工作坊,同时检视新加坡慈济各部门落实整理与整顿的进度。摄 / 黎东兴

2019年3月1日至4日,拥有二十多年精实管理专业的李玉珍老师,再次莅临新加坡慈济静思堂分享5S精实管理【整理(Sort)、整顿(Straighten)、清洁(Shine)、作业标准(Standardize)、维持(Sustain)】,同时检视各部门落实整理与整顿的进度。(相关报导:5S精实管理 从整理做起减少浪费

为期四天的工作坊,李老师分享“防错”(error proofing)概念。首先,她解释错误与缺陷之间的区别:错误是造成缺陷的因素;而缺陷是其结果,“结果”包括产品偏离了产品规格或产品不符合顾客需求等。她也提出防错技术的好处,也就是可以预防错误的发生,使错误难以发生和发生错误时容易被发现等。

其实,有很多的原由导致错误与缺陷的产生,李老师指出一些造成错误的因素,包括:“非标准化工作”、“过度复杂”、“时间延迟”、“环境的干扰”和“软硬体设备”等。她举出一个案例:某间肥皂包装的企业,采用了机械化的生产线,后来市场上出现了没有肥皂的空盒子,而被顾客投诉。

企业老板吩咐员工解决问题,确保每个肥皂盒都有肥皂。工程师想到用“X-光监视器”透视每一台出货的肥皂盒,于是设计了昂贵的高科技系统,还需要聘请两位员工操作。后来,一名操作员获知问题,马上想到只需要用一把电风扇,放在生产线出口处的侧边,从侧边一直吹着,就能轻易把空的盒子吹走,而有肥皂的盒子因为有重量而不会被吹走。

李老师认为只要多思考、多用心替使用者着想,很多防错方法可以简单又有效。精实管理的理念在于简化流程、减少时间、空间和资源的浪费。其中,简化流程为较好的防错方法之一。此次的工作坊穿插动态实做,让志工可以汲取精实理念之后,打铁趁热,发挥创意思维。

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学员进行脑力激荡,希望透过改善流程,让仓库作业能更顺畅地运行。摄 / 蔡长盛

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负责小仓库的志工,把茶壶等一一放进盒子里,并确保重量不超过10公斤,以达到5S目标之一的人体工学(Ergonomics)。摄 / 黎东兴

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为了节省时间和减少体力的消耗,学员重新检视仓库物品摆放位置,重新规划和整顿。摄 / 曾美珍

“希望大家可以养好习惯,用完了要归位,那么就可以节省找东西的时间。”第一次参与课程的财务室职工骆巧莲觉得5S节省了时间、精力和人力。“一直以来,我们都没有去思考如何简化流程。现在规划好之后,流程比较顺。”

看到那么多人愿意学习5S精实管理,让助教团队之一的马六甲分会同仁胡家健感到赞叹。他觉得经过上一次的课程,静思堂的仓库有了改变,也让志工眼前一亮,发现原来只要稍作整理,就可以解决地方不足的问题。

“不过做好了之后,还是要一直再检视,千万不要抱持着觉得已经做完了的思维。”胡家健分享说,在马六甲分会也是一直在做整理(Sort),确保仓库的规划真的有为使用者带来便利。“志工之间常常说要多用心,但是要怎么样才是多用心。5S就可以体现出多用心。”胡家健期许大家可以进一步思考如何保护志工安全,注重人体工学以减少受伤的机率。

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胡家健(左一)向学员分享有效清理大仓库的“秘诀”。摄 / 黎东兴


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