5S精实管理 从整理做起减少浪费

11月24日至27日，李玉珍老师莅临慈济基金会（新加坡）指导，进行为期四天的5S精实管理工作坊。摄 / 冯桂琼

拥有二十多年精实管理专业的李玉珍老师，于2018年11月24日至27日，应邀前来新加坡慈济静思堂进行为期四天的工作坊，学员包括各部门主管、职工、志工干部等。

李老师以扎实的理论引人入门，以“做中学，学中觉”的方式，带领学员了解基本5S概念，即整理（Sort）、整顿（Straighten）、清洁（Shine）、标准作业（Standardizing）以及保持 （Sustain）。

工作坊着重实践运作，学员从5S第一个“S”（整理）出发，完成后再来进行第二个“S”（整顿）静思堂内的几个大大小小的仓库，包括办公室、静思小筑、花道和茶道课室。由于李老师年前带领马六甲分会学习5S精实管理，实行了一段时间，颇有成果。此行特别邀约四位马六甲分会职工前来分享成果及从旁辅助教学。

精实管理 消除浪费

为什么要精实管理？李老师引用著名管理学者彼得.德鲁克（Peter Drucker）的一句话：“没有一件事比有效的做一件根本不需要做的事更加没有用。（There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all）。组织要优化，精实（Lean）管理是消除浪费和创造价值最有效的方法。

课程开始前，李老师指出企业上普遍存在诸多浪费，如浪费时间做没有必要的步骤、浪费人力处理没能达成目标的事情、浪费物资和金钱购买躺在仓库某个角落的物品等。除了学习如何达到没有等待、没有浪费，更重要的是达到做事情时没有伤害。因此，5S精实管理需要有系统达到以下八大目标：安全、人体工学（Ergonomics）、先进先出（First In First Out、FIFO）、一目了然、发现异常、减少浪费、清洁和整齐。

“没有问题，就是问题，而且是大问题”，李老师一针见血指出，看到问题，必须正视它，讲出来，才能找到工具处理。慈济净化人心的使命，需要强化大家在这方面的共知与共识。组织系统化是非常重要的一环，如何应用有限的资源做最多的事，减少资源浪费是大家必须正视的。

小游戏 大道理

一点小小的变化，就可以减少生活中或工作上不必要的重复与浪费。透过一场找号码的游戏，学员亲身体会，当老师把一些不要的号码除掉，再经过排列整齐，学员可以在三十秒内，从一堆零乱、大小不一的数目中找出老师所指定的号码。同样的，如果我们把不需要的东西清除出去，每样物品排列整齐，那就能省下许多找东西的时间了，“这就是精实学！简化流程，避免重复行动，勿浪费时间，免除过量的库存。”李老师如是解说。

李老师请学员画一只猪，每个学员画出来的作品千奇百怪、五花八门，课堂氛围一下子热络起来。摄 / 潘宝通

职工邓凤梅认为举办5S管理工作坊是个明智的抉择，慈济身为国际非盈利组织，虽以宗门行菩萨道，朝向永续经营的道路上，有效率的管理系统还是有必要的。她举例说，老师第一天的课程，请学员画猪，学员自由发挥画出来的猪，形象体态五花八门。经过李老师指导下，画出来的猪差距不大，由此显示人人共知、共识，才能有效共行的道理。

她说：“其实5S管理落实在我们的日常生活，变成一种习惯，不就是我们所说的佛法生活化吗？人人清楚知道什么该做，如何做，朝同一方向去做该做的事，不止做就对了，还要在不浪费的前提创造有价值的工作和付出！”

邓凤梅医师认为让5S管理运用在日常生活中，就像落实佛法生活化。摄 / 曾美珍

一个萝卜一个坑

“从哪里拿出来的东西，就要放回那里。可是人就是常常忘记东西从哪里拿出来，以致归还时变成到处乱放找不到！”李老师让学员清楚了解每样物品都该有它的位置，这听来简单不过的道理，要做到还真是要很用心。她不断地提醒说：“一个萝卜一个坑，每样东西都要有它的家。”

一个萝卜一个坑，每样东西都要有它的“家”。摄 / 曾美珍

职工廖婕莹看着从总务仓库清出来整理的物品，感慨地说：“许多东西我们其实都有，但是因为看不到，找不到，就去买。”她认为守护一个家，尤其慈济这个大“家”，每个人要有统一的思维模式，就如李老师一直在叮咛的，新加坡寸土寸金，我们有没有善用空间？想一想，静思堂的仓库中，多的是多年储藏不用的物品，办工作坊只是一个起点，如何落实整顿，就需要大家一起来集思广益和持续努力。

四天工作坊结束前，老师逐一检视各组的成果，对学员成绩相当满意。她以花道室的整理为例，白板上清楚写上5S八大目标，学员进行整顿的每一个步骤，都会检查有没有符合5S八大目标。物品排列不只是整齐而已，安全、人体工学、先进先出和一目了然，面面俱到。至于四楼仓库经一轮整顿后，东西排列有序，空间突然明亮宽敞许多。推车可以直接进入总务室搬运需要的物品，不只省时省力，照顾到志工的人体工学之外，也间接减少无谓的取用时间消耗。

难得李玉珍老师专程前来授课，志工陈碧慧和郑美芬特地请假全程参与。陈碧慧表示想要清楚了解这套方法，用在社区，减少无谓的人力浪费。承担社区组长这段日子，发现在动员志工方面有不少冗务，除了人力的浪费，过程中也让人烦恼。她表示经过这几天的工作坊，了解5S精实管理，正视人力浪费，除了互相陪伴，也要创造有价值的志工服务，让大家做得开心，觉得有价值，才是人才不流失的重点。

一连四天实务动手做，职工侯嘉杰表示，不同于企业机构的直向沟通，慈济横向沟通的挑战更大。志工来自各行各业，不同年龄层、不同背景，往往上传下达不通。但是只要人与理分清楚，还是能达到共知共识。在组织迈向永续经营的当下，就要积极正视问题的源头。

最后，执行长刘瑞士呼吁职工与志工一起努力，继续整理与整顿工作环境，朝向优化工作的方向努力，也期待老师明年的莅临并给予指导与回馈。

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